Shop-Floor Microsoft Works Filer: Tilbud, BOM-noter og jobomkostninger uden for ERP

TL;DR

Mange små anlæg lægger aldrig hvert tilbud, dele-note eller job-omkostningsark ind i ERP. Disse filer sidder ofte stadig på kontor-PC'er i værkstedet som Microsoft Works .wps tekstbehandlingsdokumenter og .wks/.xlr regneark. Works Converter (Green 18 Enterprises, version 6.1.0) konverterer dem lokalt til DOCX og XLSX på Windows—prøveversionen dækker 10 filer; Conversion Library Plus er en $29,95 tilføjelse. Intet uploades.

Butik-kontor PC'en overlevede Microsoft Works

Mange produktionskontorer købte forbruger- eller småvirksomheds-PC'er med Microsoft Works allerede installeret. Frontkontoret skrev kundetilbud i Works tekstbehandler. Nogen på gulvet førte en dele- eller samlingsnote som en .wps-side, fordi det var hurtigere end at åbne ERP'et for en enkeltstående opgave. Løntimer, stykpriser og simple jobomkostningstabeller lå i .wks eller senere .xlr-ark på samme maskine.

ERP-systemet kan have overtaget planlægningen for år siden. Works-filerne forsvandt ikke. De blev på den skrivebord, på en backupdisk mærket med et maskinnavn, eller i en mappe 'Mine dokumenter', der blev kopieret, da pc'en sidst blev image'et. Når Word og Excel nægter at åbne dem, er problemet formatet – ikke at tilbuddet eller omkostningsarket holdt op med at være vigtigt.

Kundeudtalelser, der aldrig forlod .wps

Works tekstbehandlingscitater er almindelige forretningsdokumenter: kundens navn, poster skrevet i hånden, leveringssedler og en underskriftsblok. De er ikke ERP-udskrifter. En tvist om, hvad der blev lovet på et job fra 2004, peger ofte tilbage på en .wps-fil, der kun kan åbnes, når nogen stadig har Works installeret—og næsten ingen har det.

At konvertere de citater til DOCX placerer dem i Word, hvor salg, kvalitet eller juridisk kan læse og søge i dem. Bevar den originale .wps ved siden af DOCX, så du stadig har filen, der blev skrevet på butiks-pc'en.

BOM-noter som arbejdsdokumenter, ikke som plantens spreadsheet-udtræk

På mange etager var “BOM” for en specialbygget en Works-side: reservedelsnumre, skrotnotater, erstatningsmaterialer og hvem der godkendte ændringen. Det er forskelligt fra et formelt MRP-udtræk. At behandle hver ældre produktionsfil, som om det var et arkiv af regneark for hele anlægget, overser, hvordan Works faktisk blev brugt—korte dokumenter ved siden af korte regneark på samme skrivebord.

De .wps noter besvarer stadig spørgsmål om, hvordan en del blev bygget. Konverter dem til DOCX, så teksten er læsbar; vent ikke på et fuldt ERP-datamigrationsprojekt, der aldrig vil berøre et butikskontorbrev.

Jobomkostninger og løn i .wks og .xlr

Arbejdsregneark på butiksmaskiner registrerede ofte timer efter opgave, materialomkostninger for en lille produktion eller ugentlig løn for et hold. De er lokale tabeller, ikke virksomheds kapacitetsmodeller. Finans og HR kan have brug for dem, når de rekonstruerer en lønhistorik, afslutter en gammel opgave eller svarer en kunde om, hvordan en pris blev opbygget.

Konverter .wks og .xlr til XLSX, så Excel kan åbne tallene. Tjek nogle få totaler mod eventuelle papirudskrifter, du stadig har. Hvis et ark kun var et arbejdsudkast, så angiv det i mappenavnet, når du gemmer XLSX—kontekstnøjagtighed er lige så vigtig som cellerne.

Pensioner PC'en uden at miste mappen

Inden du tørrer en butik-kontor harddisk, kopier Works-træet til en skrivebeskyttet mappe på en nuværende Windows maskine. Sorter efter filtypen: .wps for tilbud og noter, .wks/.xlr for omkostnings- og lønark. Konverter fra den kopi. Lad originalerne forblive uberørte, indtil en, der kender jobbene, har skimmet DOCX og XLSX output.

Upload ikke tilbud, lønsedler eller kundernes navne til en gratis onlinekonverter. Butiksfiler blander personlige og kommercielle data; lokal konvertering holder begge på hardware, som din virksomhed allerede kontrollerer.

Hvad Works Converter gør for denne bunke

Works Converter er en Windows app fra Green 18 Enterprises. Version 6.1.0 konverterer Microsoft Works .wps, .wks og .xlr filer på pc'en til DOCX og XLSX (og andre formater såsom PDF eller CSV, når du har brug for dem). Den gratis prøveversion konverterer 10 filer, så du kan tjekke et tilbud og et omkostningsark, inden du køber. Conversion Library Plus koster $29,95 som et tillægsmodul, hvis du ønsker et privat lokalt bibliotek over de konverterede output.

Installer MSI'en, peg på den kopierede shop-mappe, og skriv output til en ny mappe. Gennemgå et eksempel på DOCX tilbud og et eksempel på XLSX job-omkostningsark, og kør derefter resten af batchen på samme måde.

Åbn butiksfilerne, før skrivebordet er væk

Arkiver fra fremstillingsvirksomheder er normalt tilbud, maskinskrevne notater og små job-omkostnings- eller lønsedler, der ligger på kontorets pc’er – ikke en anden kopi af ERP. Konverter dem lokalt til DOCX og XLSX, mens nogen stadig husker, hvilken maskine og hvilken mappe der indeholdt den reelle historik.