Kommunale Arkivmigration: Microsoft Works Filer i Statens Arkiver

TL;DR

Byer, amter og agenturer beholder ofte Microsoft Works-arbejdsark til budgetter, parceller, tilskud og afdelingsrapporter, fordi opbevaringsplaner måles i årtier. Lokal konvertering til PDF, XLSX, HTML og CSV producerer formater, der passer ind i moderne arkivsystemer, samtidig med at potentielt følsomme data om borgere holdes inden for agenturets netværk.

Offentlige optegnelser bliver ældre i årtier, ikke kvartaler

Budgetark, pakkesummeringer, tilskudssporingsark og afdelingsrapporter kan opbevares i 25, 50 eller endda 75 år afhængigt af registreringsplanen. Formatet bliver adgangsbarrieren længe før registreringerne når slutningen af livet.

Anmodninger om offentlige dokumenter, byrådsforespørgsler, revisioner og tilskuds-gennemgange kan alle bringe disse filer frem med kort varsel. Det team, der allerede har dem konverteret, bevæger sig i et andet tempo end det team, der ikke har dem.

Hvorfor regeringens data aldrig bør gå til en gratis konverter

Konstituentdata, oplysninger på parcelleniveau, leverandørlister og personalenære optegnelser forekommer i mange af disse filer. At uploade dem til en ukendt server er sjældent tilladt under statens IT-politik og overtræder ofte den journalhåndteringsstandard, som agenturet allerede har vedtaget.

Et skrivebordsprogram, der kører på agenturets arbejdsstation, holder dataene inden for netværket og producerer output, der passer direkte til registersystemet.

Output-sæt, der er venligt for fastholdelse

1. PDF til adgang og opbevaring

PDF/A er det langsigtede format, som de fleste statsarkiver forventer. Generer en PDF for hver Microsoft Works-fil, så forespørgsler, råd og revisorer kan betjenes hurtigt uden at starte en regnearksapplikation.

2. XLSX til personalets gennemgang

XLSX er arbejdsformatet. Afdelingspersonale åbner det i Excel for at kontrollere totaler, gennemgå formler eller udarbejde næste års plan ud fra et historisk udgangspunkt.

3. CSV til indtagelse i records-systemer

De fleste moderne systemer til arkivstyring og ERP-platforme håndterer CSV godt. Brug det til pakkelister, leverandørlister og alle tabelformede optegnelser, der skal være i registreringssystemet.

En fastholdelsesbevidst arbejdsproces

Dokumentér opbevaringsplanen, der gælder for hvert arkiv. Konverter den oprindelige Microsoft Works fil, behold den binære fil sammen med de konverterede output, og registrér en konverteringslog, der knytter kilde- til outputstier og tidsstempler.

Behandl den konverterede PDF som adgangskopien og XLSX/CSV udgangene som de analytiske kopier. Den oprindelige .wks forbliver i dybarkiv, indtil opbevaringsplanen siger andet.

Gør Microsoft Works til en fodnote i din plan for modernisering af journaler

Offentlige hold får sjældent ekstra tid til at udføre dette arbejde. Konverter én gang, dokumenter arbejdsprocessen i arkivstyringsplanen, og gå videre—dit fremtidige jeg, der håndterer en anmodning om offentlige optegnelser, vil takke dig.