自治体記録の移行：政府の記録保管庫にあるMicrosoft Worksファイル

TL;DR

都市、郡、および機関は、予算、区画、助成金、部門レポートのためにMicrosoft Worksのワークシートを保持することがよくあります。なぜなら、保存スケジュールは数十年単位で測定されるからです。ローカルでのPDF、XLSX、HTML、およびCSVへの変換は、現代の記録システムに適した形式を生成しつつ、潜在的に機微な構成員データを機関ネットワーク内に保持します。

公的記録の年齢は四半期ではなく、数十年単位である

予算ワークシート、荷物のまとめ、助成金追跡シート、部門レポートは、記録のスケジュールに応じて25年、50年、あるいは75年間保持される場合があります。記録が寿命を迎える前に、フォーマットがアクセスの障害となります。

公開記録の請求、市議会の照会、監査、助成金の審査は、いずれもこれらのファイルを短期間で表面化させる可能性があります。それらをすでに変換して持っているチームは、持っていないチームとは異なるスピードで動きます。

なぜ政府のデータを無料のコンバーターに渡してはいけないのか

これらのファイルの多くには、有権者データ、区画レベルの情報、ベンダーリスト、および人事関連の記録が含まれています。これらを不明なサーバーにアップロードすることは、州のITポリシーではほとんど許可されておらず、機関がすでに採用している記録管理基準に違反することが多いです。

エージェンシーのワークステーション上で動作するデスクトップツールは、ネットワーク内でデータを保持し、記録システムにきれいに対応する出力を生成します。

保持に適した出力セット

1. アクセスと保持のためのPDF

PDF/A は、ほとんどの州のアーカイブが期待する長期フォーマットです。各 Microsoft Works ファイルに対して PDF を生成し、スプレッドシートクライアントを立ち上げることなく、リクエスト、委員会、監査人に迅速に対応できるようにします。

2. スタッフ確認用XLSX

XLSXは作業用フォーマットです。部署のスタッフは合計を確認したり、数式をチェックしたり、過去の基準から翌年の計画を作成したりするために、Excelでこれを開きます。

3. 記録システムへの取り込み用のCSV

ほとんどの最新の記録管理およびERPプラットフォームはCSVをうまく取り込みます。発送用ロール、ベンダーリスト、および記録システム内で管理する必要のあるすべての表形式の記録に使用してください。

保持を考慮したワークフロー

各アーカイブに適用される保存スケジュールを文書化します。元のMicrosoft Worksファイルを変換し、バイナリを変換後の出力と一緒に保持し、ソースから出力へのパスとタイムスタンプを関連付ける変換ログを記録します。

変換されたPDFをアクセス用コピーとして扱い、XLSX/CSVの出力を分析用コピーとして扱います。元の.wksは、保存スケジュールが別途指示するまでディープアーカイブに保持されます。

Microsoft Worksを記録の近代化計画に脚注として入れる

公共部門のチームは、この作業をするための追加の時間をほとんど得られません。一度変換し、ワークフローを記録管理計画に文書化し、次に進みましょう—将来、公共記録のリクエストを処理する自分自身が感謝するでしょう。