지방 문서 이전: Microsoft Works 정부 기록 보관소 파일

TL;DR

도시, 카운티 및 기관은 예산, 토지, 보조금 및 부서 보고서를 위해 종종 Microsoft Works 워크시트를 보관하는데, 이는 보존 일정이 수십 년 단위로 측정되기 때문입니다. 지역에서 PDF, XLSX, HTML 및 CSV로 변환하면 현대 기록 시스템에 맞는 형식을 생성하면서 잠재적으로 민감한 구성원 데이터를 기관 네트워크 내에 유지할 수 있습니다.

공공 기록의 연령은 분기가 아니라 수십 년 단위입니다

예산 워크시트, 소포 요약, 보조금 추적 시트 및 부서 보고서는 기록 일정에 따라 25년, 50년 또는 심지어 75년까지 보관될 수 있습니다. 기록이 수명 종료에 도달하기 훨씬 이전에 형식이 접근 장벽이 됩니다.

공공 기록 요청, 의회 조사, 감사 및 보조금 검토는 모두 단기간에 이러한 파일을 드러낼 수 있습니다. 이미 파일을 변환한 팀은 변환하지 않은 팀과는 다른 속도로 움직입니다.

정부 데이터가 무료 변환기로 절대 가면 안 되는 이유

구성원 데이터, 구획 수준 정보, 공급업체 목록 및 인사 관련 기록이 이러한 파일들 중 많은 곳에 나타납니다. 이를 알 수 없는 서버에 업로드하는 것은 주 IT 정책 하에서는 거의 허용되지 않으며, 기관이 이미 채택한 기록 관리 기준을 자주 위반하게 됩니다.

에이전시 워크스테이션에서 실행되는 데스크톱 도구는 데이터를 네트워크 안에 유지하고 기록 시스템과 깔끔하게 매핑되는 출력을 생성합니다.

보유 친화적 출력 세트

1. 접근 및 보유를 위한 PDF

PDF/A는 대부분의 주 정부 기록 보관소에서 기대하는 장기 형식입니다. 각 Microsoft Works 파일에 대해 PDF을 생성하여 엑셀 클라이언트를 실행하지 않고도 요청, 위원회 및 감사인을 신속하게 처리할 수 있습니다.

2. 직원 검토용 XLSX

XLSX는 작업 형식입니다. 부서 직원들은 총계를 확인하고, 수식을 검토하거나, 과거 기초를 바탕으로 내년 계획을 수립하기 위해 엑셀에서 이를 엽니다.

3. CSV를 기록 시스템에 입력하기 위해

대부분의 최신 기록 관리 및 ERP 플랫폼은 CSV를 잘 수용합니다. 이를 소포 목록, 공급업체 목록 및 기록 시스템 안에 있어야 하는 모든 표 형식 기록에 사용하세요.

보유 인식 워크플로

각 아카이브에 적용되는 보존 일정을 문서화합니다. 원본 Microsoft Works 파일을 변환하고, 변환된 출력물과 함께 바이너리를 유지하며, 소스-출력 경로와 타임스탬프를 연결하는 변환 로그를 기록합니다.

변환된 PDF을 접근용 사본으로 간주하고 XLSX/CSV 출력물을 분석용 사본으로 간주하십시오. 원본 .wks은 보존 일정에서 달리 지시할 때까지 심층 보관에 보관됩니다.

Microsoft Works를 귀하의 기록 현대화 계획에 각주로 만드세요

공공 부문 팀은 이 작업을 수행할 추가 시간을 거의 얻지 못합니다. 한 번 변환하고, 워크플로를 기록 관리 계획에 문서화한 후 다음으로 넘어가세요—나중에 공공 기록 요청을 처리할 당신 자신이 고마워할 것입니다.