Shop-Floor Microsoft Works Filer: Tilbud, BOM-notater og jobbkostnader utenfor ERP

TL;DR

Mange små bedrifter legger aldri inn hvert tilbud, delnotat eller jobbkostskjema i ERP. De filene ligger ofte fortsatt på kontor-PCer i verkstedet som Microsoft Works .wps tekstbehandlingsdokumenter og .wks/.xlr regneark. Works Converter (Green 18 Enterprises, versjon 6.1.0) konverterer dem lokalt til DOCX og XLSX på Windows—prøveversjon dekker 10 filer; Conversion Library Plus er en tilleggspakke til $29,95. Ingenting blir lastet opp.

Butikk-kontor-PCen overlevde Microsoft Works

Mange produksjonskontorer kjøpte forbruker- eller småbedrifts-PC-er med Microsoft Works allerede installert. Frontkontoret skrev kundetilbud i Works tekstbehandleren. Noen på produksjonsgulvet førte en del- eller monteringsnotat som en .wps side fordi det gikk raskere enn å åpne ERP for et enkeltoppdrag. Lønnsregistrering, akkordtimer og enkle kostnadstabeller for jobber lå i .wks eller senere .xlr ark på samme maskin.

ERP-en kan ha tatt over planlegging for år siden. Works-filene forsvant ikke. De ble liggende på skrivebordet, på en sikkerhetskopidisk merket med et maskinnavn, eller i en Mine dokumenter-mappe kopiert da PC-en sist ble avbildet. Når Word og Excel nekter å åpne dem, er problemet formatet – ikke at tilbudet eller kostnadsarket sluttet å ha betydning.

Kundehenvisninger som aldri dro .wps

Works tekstbehandler-sitater er vanlige forretningsdokumenter: kundenavn, linjeposter skrevet for hånd, leveringsnotater og et signaturfelt. De er ikke ERP-utskrifter. En tvist om hva som ble lovet på et arbeid fra 2004 peker ofte tilbake til en .wps-fil som bare åpnes hvis noen fortsatt har Works installert—og nesten ingen gjør det.

Å konvertere de sitatene til DOCX legger dem i Word, der salg, kvalitet eller juridisk kan lese og søke i dem. Hold det opprinnelige .wps ved siden av DOCX slik at du fortsatt har filen som ble skrevet på butikk-PCen.

BOM-notater som Works dokumenter, ikke anleggets regnearkutdrag

På mange etasjer var "BOM" for en tilpasset produksjon en Works-side: delenummer, skrapnotater, erstatningsmaterialer og hvem som godkjente endringen. Det er annerledes enn et formelt MRP-uttrekk. Å behandle hver eldre produksjonsfil som om det var et anleggsdekkende regnearksarkiv, overser hvordan Works faktisk ble brukt—korte dokumenter ved siden av korte regneark på samme skrivebord.

De .wps-notatene svarer fortsatt på spørsmål om hvordan en del ble bygget. Konverter dem til DOCX slik at teksten blir lesbar; ikke vent på et fullstendig ERP-datamigrasjonsprosjekt som aldri vil berøre et butikkkontorbrev.

Jobbkostnad og lønn i .wks og .xlr

Works-regneark på butikkmaskiner sporet ofte timer etter jobb, materialkostnader for et lite produksjonsløp, eller ukentlig lønn for en arbeidsgruppe. De er lokale tabeller, ikke selskapskapasitetsmodeller. Finans og HR kan trenge dem når de rekonstruerer en lønnshistorikk, avslutter en gammel jobb, eller svarer en kunde om hvordan en pris ble satt.

Konverter .wks og .xlr til XLSX slik at Excel kan åpne tallene. Sjekk noen få summer mot eventuelle papirutskrifter du fortsatt har. Hvis et ark bare var et arbeidsutkast, si det i mappenavnet når du lagrer XLSX—nøyaktighet i kontekst er like viktig som cellene.

Sett PC-en ut av drift uten å miste mappen

Før du tørker en butikk-kontor harddisk, kopier Works-treet til en skrivebeskyttet mappe på en nåværende Windows-maskin. Sorter etter filtype: .wps for tilbud og notater, .wks/.xlr for kostnads- og lønnsskjemaer. Konverter fra den kopien. La originalene være urørt til noen som kjenner jobbene har skumleset DOCX- og XLSX-utdataene.

Ikke last opp tilbud, lønnsslipper eller kundenavn til en gratis nettbasert konverter. Butikkfiler blander personlig og kommersiell data; lokal konvertering holder begge på maskinvaren selskapet ditt allerede kontrollerer.

Hva Works Converter gjør for denne haugen

Works Converter er en Windows app fra Green 18 Enterprises. Versjon 6.1.0 konverterer Microsoft Works .wps, .wks og .xlr filer på PC til DOCX og XLSX (og andre formater som PDF eller CSV når du trenger dem). Den gratis prøveversjonen konverterer 10 filer slik at du kan sjekke et tilbud og et kostnadsark før du kjøper. Conversion Library Plus er en tilleggspakke på $29,95 hvis du vil ha et privat lokalt bibliotek over de konverterte filene.

Installer MSI-en, pek den mot den kopierte butikkmappen, og skriv output til en ny katalog. Gjennomgå et eksempel på DOCX-tilbud og et eksempel på XLSX-kostnadsark for jobben, og kjør deretter resten av batchen på samme måte.

Åpne butikkfilene før skrivebordet er borte

ProduksjonsWorksarkiver er vanligvis tilbud, skrevne delenotater og små jobbkostnads- eller lønnsslipper som ligger igjen på kontor-PCer—ikke en andre kopi av ERP. Konverter dem lokalt til DOCX og XLSX mens noen fortsatt husker hvilken maskin og hvilken mappe som hadde den faktiske historikken.