Migrering av kommunale arkiver: Microsoft Works filer i statlige arkiver

TL;DR

Byer, fylker og etater beholder ofte Microsoft Works-arbeidsark for budsjetter, tomter, tilskudd og avdelingsrapporter fordi oppbevaringsplaner måles i tiår. Lokal konvertering til PDF, XLSX, HTML og CSV produserer formater som passer moderne journalsystemer samtidig som potensielt sensitiv informasjon om innbyggere holdes innenfor etatens nettverk.

Offentlige registre eldes i tiår, ikke kvartaler

Budsjettark, pakkesammendrag, tilskuddsoppfølgingsark og avdelingsrapporter kan beholdes i 25, 50 eller til og med 75 år avhengig av arkivplanen. Formatet blir en tilgangsbarriere lenge før arkivene når slutten av levetiden.

Forespørsler om offentlige journaler, kommunale forespørsler, revisjoner og tilskuddsanmeldelser kan alle bringe fram disse filene på kort varsel. Teamet som allerede har dem konvertert, beveger seg i et annet tempo enn teamet som ikke har det.

Hvorfor offentlige data aldri bør gå til en gratis konverter

Konstituentdata, pakkesnivåinformasjon, leverandørlister og personale-relaterte opptegnelser vises i mange av disse filene. Å laste dem opp til en ukjent server er sjelden tillatt under statlig IT-policy og bryter ofte med arkivforvaltningsstandarden byrået allerede har tatt i bruk.

Et skrivebordsverktøy som kjører på arbeidsstasjonen til byrået holder dataene innenfor nettverket og produserer utdata som følger systemet for registrering av poster.

Bevaringsvennlig utgangssett

1. PDF for tilgang og oppbevaring

PDF/A er det langsiktige formatet de fleste statlige arkiver forventer. Generer en PDF for hver Microsoft Works-fil slik at forespørsler, råd og revisorer kan betjenes raskt uten å starte et regnearkprogram.

2. XLSX for personalgjennomgang

XLSX er arbeidsformatet. Avdelingspersonalet åpner det i Excel for å verifisere totaler, gjennomgå formler eller lage neste års plan basert på et historisk grunnlag.

3. CSV for inntak i records-systemer

De fleste moderne systemer for arkivhåndtering og ERP-plattformer håndterer CSV godt. Bruk det for pakkeruller, leverandørlister og alle tabellbaserte poster som må lagres i registreringssystemet.

En arbeidsflyt som tar hensyn til oppbevaring

Dokumenter oppbevaringsplanen som gjelder for hvert arkiv. Konverter den originale Microsoft Works-filen, behold den binære filen sammen med de konverterte filene, og lag en konverteringslogg som kobler kilde- til utdatafilstier og tidsstempler.

Behandle den konverterte PDF som tilgangskopien og XLSX/CSV-utgangene som de analytiske kopiene. Den opprinnelige .wks forblir i dyparkiv til lagringsplanen sier noe annet.

Gjør Microsoft Works til en fotnote i planen for modernisering av dine poster

Offentlige team får sjelden ekstra tid til å gjøre dette arbeidet. Konverter én gang, dokumenter arbeidsflyten i arkivplanen, og gå videre—din fremtidige selv som håndterer en offentlig arkivforespørsel vil takke deg.