Kirjanpitoyritykset: Asiakaslaskentakirjojen käsittely jumiutuneina Microsoft Works
Tilintarkastajille, neuvontayrityksille ja oikeudellista tukea tarjoaville tiimeille, jotka käsittelevät arkaluonteisia asiakastietoja.
TL;DR
Asiakaan arkistoissa on edelleen historiallisia pääkirjoja, poistosuunnitelmia, palkkakoosteita ja varaston täsmäytyksiä, jotka on luotu Microsoft Works. Näiden tiedostojen lataaminen ilmaiseen muuntimeen uhkaa luottamuksellisuutta ja riippumattomuussääntöjä. Paikallinen muuntaminen XLSX, PDF ja CSV -muotoihin on puolustettavissa oleva oletus CPA:ille, neuvontayrityksille ja oikeudenkäynnin tukitiimeille.
Miksi kirjanpitäjät näkevät yhä Microsoft Works
Pitkään mukana olleet asiakkaat luovuttavat tallennuslevyjä, off-site-varmuuskopiointinauhoja tai palautettuja kirjanpitäjien kannettavia tietokoneita, joissa on vuosikymmenten kirjanpitotiedot. Monet näistä tiedostoista luotiin Microsoft Works ennen kuin Excelistä tuli koko yrityksen standardi, ja ne säilyivät yksinkertaisesti siksi, ettei kenelläkään ollut aikaa—tai oikeaa työkalua—siirtää niitä.
Sitoumukset, jotka paljastavat nämä tiedostot, sisältävät kiinteistötöitä, yritysten arvonmäärityksiä, IRS-tarkastuksia, sisäisen valvonnan tarkastuksia, yrityskauppojen huolellisuustarkastuksia ja oikeudellista tukea.
Miksi "ilmainen verkkomuunnin" ei ole vaihtoehto
AICPA:n, osavaltion lautakuntien ja toimeksiantokirjeiden salassapitosäännöissä ei ole poikkeusta 'mutta se oli ilmainen työkalu'. Asiakkaan tilikirjan lataaminen tuntemattomalle palvelimelle voi vaikuttaa riippumattomuuteen, salassapitoon ja tietosuoja-asioihin yhtä aikaa.
Työpöytäsovitin, joka toimii kokonaan kumppanin tai henkilöstön työasemalla, on vähiten sääntelyesteitä aiheuttava ratkaisu. Tiedostot pysyvät yrityksen ympäristössä, ja muunnosloki tulee osaksi työdokumentteja.
Puolustettavissa oleva muunnosprosessi
1. Ota käyttöön vain luku -tila asiakkaan kopio
Liitä asiakasarkisto vain luku -tilassa ja kopioi Microsoft Works-kansiorakenne toimeksiantokohtaiseen sijaintiin toimiston työasemalle. Älä koskaan tee muunnosta alkuperäistä tallennusmediaa vastaan.
2. Muunna kohteiksi XLSX, CSV ja PDF
Käytä XLSX tasekirjan tarkasteluun ja uudelleenlaskentaan, CSV tapahtumatason analytiikkaan ja PDF työlomakkeisiin. Suorita muunnos erissä—vuosittain, yksikkökohtaisesti tai järjestelmäkohtaisesti.
3. Säilytä muunnoslokki
Tallenna tiedostokohtainen loki lähdepolulla, kohdepolulla, muodolla ja aikaleimalla. Liitä se toimeksiannon työpapereihin, jotta kuka tahansa tarkastaja voi toistaa muunnoksen.
Pistokokeet ennen kuin luotat tulokseen
Varmista jokaisen pääkirjan osalta summat, valuutan muotoilu, kausien päivämäärät ja pieni määrä kaavoja muunnetussa XLSX:ssa. Vahvista, että piilotettuja taulukoita ja nimettyjä alueita ei ole hiljaisesti poistettu.
Kun jokin näyttää väärältä, on parempi muuntaa uudelleen päivitetyn laajennuksen avulla kuin muokata tulosta käsin. Tarkastusjälki on näin puhtaampi.
Tee perintötilikirjoista laskutettava etu
Yritys, joka pystyy nopeasti käsittelemään ja tarkastamaan Microsoft Works-arkistoja, muuttaa asiakkaan päänsäryn laskutettavaksi erikoisalaksi. Standardisoi työnkulun kerran, ja jokainen projekti, joka sisältää vanhoja taulukoita, muuttuu sujuvammaksi ja nopeammaksi projektiksi.
Lue myös
Käsittele asiakas Microsoft Works-arkistoja ilman, että poistut yrityksen verkosta
Kokeile Microsoft Works File Converter-ohjelmaa näytteellisessä toimeksiannossa ja tuota XLSX-, CSV- ja PDF-tulosteet osana puolustettavaa työpaperiketjua.
Ilmainen kokeilu
Kaikki sovelluksen ominaisuudet — enintään 10 tiedostoa
Windows 10 tai 11
Lataa offline-asennusohjelma alta 10 tiedoston täyttä kokeilua varten. Muunnos pysyy omalla tietokoneellasi.