Kuntien asiakirjojen siirto: Microsoft Works tiedostoja valtion arkistoissa

TL;DR

Kaupungit, maakunnat ja virastot säilyttävät usein Microsoft Works työkirjoja budjeteille, tontille, apurahoille ja osastoraporteille, koska säilytysaikataulut mitataan vuosikymmeninä. Paikallinen muuntaminen PDF, XLSX, HTML ja CSV tuottaa formaatteja, jotka sopivat nykyaikaisiin arkistojärjestelmiin samalla kun mahdollisesti arkaluontoiset tietueet pysyvät viraston verkon sisällä.

Julkiset asiakirjat vanhenevat vuosikymmenissä, eivät neljänneksissä

Budjettityökirjat, pakettien yhteenvedot, avustusseurantalomakkeet ja osastoraportit voidaan säilyttää 25, 50 tai jopa 75 vuotta riippuen asiakirjojen säilytysaikataulusta. Muoto toimii pääsyesteenä kauan ennen kuin asiakirjat saavuttavat elinkaarensa lopun.

Julkiset asiakirjapyyntöjä, valtuuston tiedusteluja, tarkastuksia ja avustusten tarkastuksia voivat kaikki tuoda nämä tiedostot esiin lyhyellä varoitusajalla. Tiimi, jolla ne on jo muunnettu, etenee eri nopeudella kuin tiimi, jolla niitä ei ole.

Miksi hallituksen tiedot eivät koskaan pitäisi mennä ilmaiseen muuntimeen

Kokoonpanotiedot, tonttitason tiedot, toimittajalistat ja henkilöstöön liittyvät asiakirjat esiintyvät monissa näistä tiedostoista. Niiden lataaminen tuntemattomalle palvelimelle on harvoin sallittua valtion IT-käytännön mukaisesti ja rikkoo usein niitä asiakirjahallintastandardeja, jotka virasto on jo ottanut käyttöön.

Työpöytätyökalu, joka toimii viraston työasemalla, pitää tiedot verkon sisällä ja tuottaa tuloksia, jotka käyvät selvästi päällekkäin kirjanpitojärjestelmän kanssa.

Säilyttämiseen sopiva tulossarja

1. PDF pääsyä ja säilyttämistä varten

PDF/A on pitkäaikainen formaatti, jota useimmat valtion arkistot odottavat. Luo PDF jokaiselle Microsoft Works-tiedostolle, jotta pyynnöt, neuvostot ja tarkastajat voidaan palvella nopeasti ilman taulukkolaskentaohjelman käynnistämistä.

2. XLSX henkilöstön tarkistusta varten

XLSX on työskentelymuoto. Osaston henkilöstö avaa sen Excelissä tarkistaakseen summat, tarkastellakseen kaavoja tai laatiakseen seuraavan vuoden suunnitelman historiallisesta lähtötasosta.

3. CSV tietojärjestelmiin syötettäväksi

Useimmat nykyaikaiset tietueiden hallinta- ja ERP-alustat käsittelevät CSV hyvin. Käytä sitä pakettirulliin, toimittajalistoihin ja kaikkiin taulukkomuotoisiin tietueisiin, jotka tarvitsevat elää tietuejärjestelmän sisällä.

Säilyttämistä huomioiva työnkulku

Dokumentoi säilytysaikataulu, joka koskee kutakin arkistoa. Muunna alkuperäinen Microsoft Works tiedosto, säilytä binaaritiedosto muunnettujen tulosten rinnalla ja tallenna muunnoslokikirja, joka yhdistää lähde- ja tulospolut sekä aikaleimat.

Käsittele muunnettua PDF pääsyllekopiona ja XLSX/CSV tuloksia analyyttisina kopioina. Alkuperäinen .wks pysyy syväarkistossa, kunnes säilytysaikataulu määrää toisin.

Tee Microsoft Works alaviitteenä kirjanpitosi modernisointisuunnitelmassa

Julkisen sektorin tiimit harvoin saavat ylimääräistä aikaa tämän työn tekemiseen. Muunna kerran, dokumentoi työnkulku tiedonhallintasuunnitelmassa ja siirry eteenpäin — tuleva itsesi, joka käsittelee julkisen tiedon pyynnön, kiittää sinua.