엔지니어링 프로젝트 관리: Microsoft Works 일정 엑셀로 이동 및 CSV

TL;DR

엔지니어링 프로젝트 아카이브에는 여전히 비용 추정치, 일정 스냅샷, 산출 가치 보고서, 변경 주문 로그가 Microsoft Works 형식으로 포함되어 있습니다. 이를 로컬에서 XLSX 및 CSV로 변환하면 기록을 검색 가능하고 감사 가능하며 현대 프로젝트 관리 시스템에 쉽게 통합할 수 있습니다. 이 과정에서 민감한 고객 또는 계약 데이터를 무료 온라인 도구에 노출하지 않아도 됩니다.

프로젝트의 역사는 종종 스프레드시트의 역사이다

EPC 및 인프라 프로젝트의 비용 추정치, 기준 일정, 성과 가치 보고서 및 변경 주문 로그는 수십 년 동안 Microsoft Works 파일에 보관될 수 있습니다. 그것들이 남아 있는 이유는 당시 공식 기록이었기 때문이며, 누군가가 그것을 사용하여 수치를 승인했기 때문입니다.

현대 프로젝트 관리 플랫폼은 해당 파일을 직접 읽을 수 없습니다. 파일이 변환될 때까지 아카이브는 사실상 암흑 상태입니다.

왜 이것이 지금 중요한가

분쟁, 보증 청구, 교훈 검토 및 입찰 전 분석 시 오래된 프로젝트 기록이 중요해집니다. 2003년 일정표를 가져오거나, 오래된 견적을 다시 계산하거나, 수십 년에 걸친 변경 주문 추세를 확인할 수 있는 팀이 실제로 우위를 점할 수 있습니다.

온라인 변환은 특히 방위, 인프라 및 대규모 산업 작업과 관련된 클라이언트 기밀 프로젝트 기록의 경우 거의 허용되지 않습니다.

작업 흐름에 맞는 순서로 변환하세요

1. XLSX에 대한 견적 및 예산

견적과 예산은 XLSX로부터 가장 큰 혜택을 받습니다. 왜냐하면 수식과 명명된 범위가 모델이기 때문입니다. 프로젝트 관리 분석가는 그런 다음 이를 현재 단가 라이브러리에 다시 연결할 수 있습니다.

2. CSV 및 PDF에 스냅샷을 예약하기

스케줄 추출물을 현대 스케줄링 도구에 입력하기 위해 CSV로 변환하고, 공식적인 '이 마일스톤에서 스케줄이 어떻게 보였는지' 기록을 위해 PDF로 변환합니다.

3. 변경 주문 및 청구 로그를 XLSX 및 CSV로 변경

변경 주문 및 청구 로그는 일반적으로 표 형식입니다. XLSX는 검토자에게 작업용 사본을 제공하고, CSV는 프로젝트 아카이브 전체에서 검색할 수 있게 합니다.

일괄 처리 먼저, 검토는 나중에

대규모 프로젝트 아카이브는 프로젝트별, 단계별 또는 회계연도별로 배치 단위로 변환하는 것이 가장 좋습니다. 이렇게 하면 팀이 일관된 출력 이름 규칙을 유지할 수 있고, 불규칙한 수동 변환으로 인한 불일치를 피할 수 있습니다.

배치 후, 아카이브를 프로젝트 기록 시스템에 저장하기 전에 프로젝트별로 몇 개의 파일을 샘플링하여 합계, 수식 및 날짜 규칙을 확인하십시오.

프로젝트 기록을 바이너리 감금에서 해방시키다

엔지니어링 아카이브를 한 번 현대화하고 기록을 남긴 후, 다음 분쟁이나 사전 입찰 검토가 시작될 때 파일 탐색기와 싸우는 것을 멈추세요. 과거 프로젝트는 아무도 열지 않는 폴더가 아니라 실제 연구 도구가 됩니다.