Tekniikan projektinhallinnan ohjaus: Siirretään Microsoft Works aikataulut Exceliin ja CSV

TL;DR

Insinööriprojektien arkistot sisältävät edelleen kustannusarvioita, aikataulun tilannekuvia, ansaitun arvon raportteja ja muutosmääräysten lokit Microsoft Works-muodoissa. Niiden paikallinen muuntaminen XLSX- ja CSV-muotoihin tekee tiedoista haettavia, tarkistettavia ja helposti yhdistettäviä nykyaikaisiin projektinhallintajärjestelmiin — paljastamatta arkaluonteisia asiakas- tai sopimustietoja ilmaisen verkkotyökalun kautta.

Projektin historia on usein taulukkolaskennan historia

Kustannusarviot, perustason aikataulut, ansaitun arvon raportit ja muutostilauslokit EPC- ja infrastruktuurihankkeista voivat säilyä Microsoft Works-tiedostoissa vuosikymmenien ajan. Ne säilyvät, koska ne olivat tuolloin virallinen kirjanpito ja koska joku hyväksyi luvun käyttäen niitä.

Modernit projektinhallinnan alustat eivät pysty lukemaan näitä tiedostoja suoraan. Kunnes ne on muunnettu, arkisto on käytännössä pimeä.

Miksi tämä on tärkeää nyt

Vanhemmista projektikirjanpidoista tulee tärkeitä riitatilanteissa, takuukyselyissä, opittujen asioiden arvioinneissa ja ennakkotarjousanalyyseissä. Tiimit, jotka pystyvät hakemaan vuoden 2003 aikataulun, laskemaan vanhan arvion uudelleen tai tarkistamaan muutostilauksen trendin vuosikymmenien ajalta, ovat todellisessa etulyöntiasemassa.

Verkkokäyttöinen muuntaminen on harvoin hyväksyttävää asiakasluottamuksellisten projektitietojen osalta, erityisesti puolustuksessa, infrastruktuurissa ja suurissa teollisuustöissä.

Muunna siinä järjestyksessä, joka vastaa työnkulkuasi

1. Arviot ja budjetit kohteelle XLSX

Arviot ja budjetit hyötyvät eniten XLSX:sta, koska kaavat ja nimettyjä alueet ovat malli. Projektinhallinnan analyytikot voivat sitten yhdistää ne uudelleen nykyisiin yksikkökustannuskirjastoihin.

2. Aikatauluta tilannevedokset CSV ja PDF

Muunna aikataulun otteet CSV:ksi nykyaikaisiin aikataulutyökaluihin syöttämistä varten ja PDF:ksi virallista "miltä aikataulu näytti tässä virstanpylväässä" -tietuetta varten.

3. Muutosjärjestys- ja vaatimuspöytäkirjat XLSX:lle ja CSV:lle

Muutos- ja vaatimuspöytäkirjat ovat yleensä taulukkomuotoisia. XLSX antaa tarkastajille työversion; CSV tekee niistä haettavia koko projektin arkistossa.

Erä ensin, tarkastus jälkeen

Suuret projektin arkistot on parasta muuntaa erissä—projektikohtaisesti, vaiheittain tai tilikausittain. Tämä antaa tiimille johdonmukaisen tulosnimikointikäytännön ja välttää yksittäisen manuaalisen muunnon, joka aiheuttaa epäjohdonmukaisuuksia.

Erän jälkeen näytteistä muutama tiedosto per projekti varmistaaksesi summat, kaavat ja päivämääräkäytännöt ennen kuin sitoudut arkistoon projektitietojärjestelmässä.

Vapauta projektin historia binäärisestä vankeudesta

Päivitä insinöörien arkisto kerran, kirjaa se ylös ja lopeta taistelu File Explorerin kanssa, kun seuraava kiista tai tarjouskatsaus alkaa. Aiemmat projektit muuttuvat oikeaksi tutkimustyökaluksi sen sijaan, että ne olisivat kansio, jota kukaan ei avaa.