Työpajan Microsoft Works tiedostot: Tarjoukset, BOM-muistiinpanot ja työn kustannuslaskenta ERP:n ulkopuolella

TL;DR

Monet pienet laitokset eivät koskaan laita jokaista tarjousta, osamerkintää tai työkokonaiskustannuslomaketta ERP:ään. Nuo tiedostot usein edelleen istuvat työpaja-toimiston tietokoneissa Microsoft Works .wps tekstinkäsittelydokumentteina ja .wks/.xlr taulukoina. Works Converter (Green 18 Enterprises, versio 6.1.0) muuntaa ne paikallisesti DOCX- ja XLSX-muotoon Windows-alustalla — kokeilu kattaa 10 tiedostoa; Conversion Library Plus on 29,95 dollarin lisäosa. Mitään ei ladata.

Kauppa-toimiston tietokone kesti Microsoft Works pidempään

Monet valmistustoimistot ostivat kuluttaja- tai pienyritystietokoneita, joihin Microsoft Works oli jo asennettu. Asiakaspalvelu kirjoitti asiakastarjouksia Works-tekstinkäsittelyohjelmassa. Joku tuotantolinjalla piti varaosien tai kokoonpanon muistiota .wps-sivuna, koska se oli nopeampaa kuin ERP:n avaaminen yksittäiseksi tehtäväksi. Palkkatunnit, kappalemääräiset palkat ja yksinkertaiset työn kustannustaulukot olivat .wks- tai myöhempien .xlr-taulukoiden sisällä samalla koneella.

ERP on saattanut ottaa aikataulutuksen haltuunsa jo vuosia sitten. Works tiedostot eivät kuitenkaan kadonneet. Ne pysyivät tuolla työpöydällä, varmuuskopiokiekolla, jossa oli koneen nimi, tai Oma asiakirjat -kansiossa, joka kopioitiin viimeksi, kun tietokoneesta tehtiin kuva. Kun Word ja Excel kieltäytyvät avaamasta niitä, ongelma on muodossa – ei siinä, että tarjous tai kustannuslaskelma olisi lakannut olemasta tärkeä.

Asiakaskommentit, jotka eivät koskaan lähteneet .wps

Works-tekstinkäsittelyohjelman tarjoukset ovat tavallisia liiketoiminta-asiakirjoja: asiakkaan nimi, käsin kirjoitetut rivikohteet, toimitusmuistiot ja allekirjoituslohko. Ne eivät ole ERP-tulosteita. Riita siitä, mitä vuonna 2004 tehdystä työstä on luvattu, usein viittaa .wps-tiedostoon, joka avautuu vain, jos jollakulla on edelleen Works asennettuna – ja lähes kenelläkään ei ole.

Näiden lainauksien muuttaminen DOCX:ksi siirtää ne Wordiin, jossa myynti, laatu tai oikeudellinen osasto voivat lukea ja hakea niitä. Pidä alkuperäinen .wps vieressä DOCX:n, jotta sinulla on edelleen tiedosto, joka kirjoitettiin myymälän tietokoneella.

BOM-muistiinpanot Works-dokumentteina, eivät tehtaan taulukkolaskentojen dumppauksina

Monilla kerroksilla räätälöidyn rakennuksen "BOM" oli Works-sivu: osanumeroita, jätemuistiinpanoja, korvaavia materiaaleja ja kuka hyväksyi muutoksen. Se eroaa muodollisesta MRP-uutosta. Kaikkia perintövalmistustiedostoja kohdeltaessa ikään kuin ne olisivat tehtaalaajuisia taulukkoarkistoja, jää huomaamatta, kuinka Works:ta todellisuudessa käytettiin—lyhyitä asiakirjoja lyhyiden taulukkolaskelmien vieressä samalla työpöydällä.

Nuo .wps-muistiinpanot vastaavat edelleen kysymyksiin siitä, miten osa on rakennettu. Muunna ne DOCX-muotoon, jotta teksti on luettavaa; älä odota täyttä ERP-datan siirtoprojektia, joka ei koskaan koske toimistokirjettä.

Työkustannusten laskenta ja palkanlaskenta .wks:ssa ja .xlr:ssä

Works-taulukot myymäläkoneilla seurasivat usein tunteja työn mukaan, materiaalikustannuksia pienelle sarjalle tai viikoittaista palkkalistaa työryhmälle. Ne ovat paikallisia taulukoita, eivät yrityksen kapasiteettimalleja. Talous- ja henkilöstöosasto saattavat tarvita niitä palkkahistorian rekonstruoimiseen, vanhan työn päättämiseen tai asiakkaan kysymykseen siitä, miten hinta muodostui, vastaamiseen.

Muunna .wks ja .xlr muotoon XLSX, jotta Excel voi avata luvut. Tarkista satunnaisesti muutama summa verraten mahdollisiin paperitulosteisiin, joita sinulla vielä on. Jos taulukko oli vain työstettävä luonnos, ilmoita se kansiota tallentaessasi XLSX—kontekstin tarkkuus on yhtä tärkeää kuin solujen tarkkuus.

Poista tietokone käytöstä menettämättä kansiota

Ennen kuin pyyhit myymälä-toimiston kiintolevyn, kopioi Works-puu kirjoitettavaksi vain-luku -kansioon nykyisellä Windows-koneella. Lajittele tiedostopäätteiden mukaan: .wps tarjouksille ja muistiinpanoille, .wks/.xlr kustannus- ja palkkalaskelmille. Muunna siitä kopiosta. Jätä alkuperäiset koskemattomiksi, kunnes joku, joka tuntee työt, on silmäillyt DOCX- ja XLSX-tulosteet.

Älä lataa tarjouksia, palkkalistoja tai asiakasnimiä ilmaiseen verkkomuuntimeen. Kauppatiedostot sekoittavat henkilökohtaisia ja kaupallisia tietoja; paikallinen muuntaminen pitää molemmat laitteistolla, jota yrityksesi hallitsee jo.

Mitä Works Converter tekee tälle kasalle

Works Converter on Green 18 Enterprises-sovellus. Versio 6.1.0 muuntaa PC:llä Microsoft Works .wps-, .wks- ja .xlr-tiedostot DOCX:ksi ja XLSX:ksi (ja muihin formaatteihin kuten PDF tai CSV tarvittaessa). Ilmainen kokeiluversio muuntaa 10 tiedostoa, jotta voit tarkistaa tarjouksen ja kustannuslaskelman ennen ostoa. Conversion Library Plus on 29,95 $ lisäosa, jos haluat yksityisen paikallisen kirjaston muunnettujen tiedostojen päälle.

Asenna MSI, osoita se kopioituun myymäläkansioon ja kirjoita tulokset uuteen hakemistoon. Tarkista esimerkkilainaus DOCX ja esimerkkityökustannuslaskelma XLSX, ja suorita sitten loput eräajosta samalla tavalla.

Avaa kaupankäynnin tiedostot ennen kuin työpöytä katoaa

Valmistuksen Works arkistot ovat yleensä lainauksia, kirjoitettuja osien muistiinpanoja ja pieniä työ- tai palkanlaskentataulukoita, jotka on jätetty toimiston tietokoneille – eivät ERP:n toista kopiota. Muunna ne paikallisesti DOCX- ja XLSX-muotoon, kun joku vielä muistaa, mikä kone ja mikä kansio sisälsi todellisen historian.